La Facturación Electrónica en México

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Por Adrián Díaz Valverde, Gerente de Proyectos de ATX Business Solutions

La facturación electrónica es un tema que genera incertidumbre por falta de información, sin embargo la implementación de esta forma de emisión de comprobantes fiscales digitales tiene una serie de ventajas inmediatas.
Afín de proporcionar información relevante respecto al tema, a continuación compartiré con ustedes lo que es una factura electrónica, los requisitos para ser emitida, las obligaciones por parte de los emisores y receptores así como una comparación en paralelo del proceso actual de la facturación en medios impresos con el proceso de facturación electrónica para poder así evaluar las ventajas que la facturación electrónica puede representar para su empresa.
Factura electrónica
La factura electrónica es un documento digital que tiene la misma validez que la factura impresa, ambas sirven para comprobar la realización de una transacción comercial entre un comprador y un vendedor.
Tiene como características, el que puede ser enviada, archivada, transmitida por medios electrónicos, también es posible imprimirla bajo las especificaciones del SAT en caso de que así se requiera.
Los requisitos de un comprobante fiscal digital

La emisión puede ser por medio propios o por un tercero autorizado.
Contar con un certificado de firma electrónica avanzada vigente, llamada por el SAT “tu firma”.
Contar con un certificado de sello digital.
Poseer folios vigentes por el SAT.
Obligaciones de la factura electrónica ante el SAT:
Emisores
Deberán reportar al SAT mensualmente información de los comprobantes fiscales digitales.
Conservar en medios electrónicos actualizados los comprobantes fiscales y tenerlos a disposición de las autoridades.
Proveer a la autoridad una herramienta de consulta de la información de los comprobantes fiscales digitales.
Expedir comprobantes digitales globales que avalen las operaciones efectuadas con el público en general a través de un RFC genérico.
Receptores
Conservar los comprobantes fiscales digitales en medios electrónicos.
Proveer a la autoridad de una herramienta de consulta de esta información.
Verificar el RFC y/o nombre o razón social de los comprobantes fiscales recibidos.

¿Como entender el proceso de facturación electrónica?

Para entender esto comparemos el proceso de facturación en medios impresos vs facturación en medios electrónicos:

¿Que representa para mi empresa este cambio?

Si bien implica un cambio de cultura y una reingeniería de los procesos, las obligaciones fiscales se simplifican, facilitando su envío, recepción y resguardo, asegurando confindencialidad en el manejo de esta información y representando ahorros significativos en sus procesos administrativos, así como el buen uso de recursos impactando en su cuidado ambiental.
Si evaluamos finalmente el proceso de facturación en medios impresos vs emisión de comprobantes fiscales digitales, podremos apreciar que esto representa una gran oportunidad, llena de beneficios los cuales representaran para su empresa ahorros significativos en procesos administrativos.
Es por eso que que los invito a tomar esta gran oportunidad.
Finalmente quisiera compartir con ustedes, y en base a mi experiencia en la implementación exitosa de proyectos, en ATX Business Solutions recomendamos el siguiente esquema para una migración exitosa:
1.- Análisis. Documentar el flujo de operación (desde que se recibe y procesa un pedido hasta la generación y pago de la factura), con el objetivo de identificar oportunidades de mejora en los procesos.

2.- Diseño. La empresa debe crear el modelo para procesar la información de manera electrónica, optimizar los flujos de información, rediseñar los procesos existentes, reducir las capturas mensuales y eliminar actividades que no generan valor a la operación.

3.- Desarrollo y Pruebas. Adopción y uso de medios de transmisión y estándares definidos para la comunicación de la información comercial, realizar las modificaciones necesarias a los sistemas internos, establecer los parámetros de seguridad requerida y adicional, definir las necesidades de hardware y software, auditorías y tiempos de desarrollo, comprar y adoptar sistemas administrativos con módulos de factura electrónica (sus costos fluctúan entre 60 mil y 2 millones de pesos).
4.- Despliegue. Una vez aprobado el desarrollo, efectuar pruebas pilotos en paralelo (en papel-tradicional-electrónica). Entrenamiento, sensibilización y difusión del proyecto a todas las áreas y personal involucrado en la nueva forma de operar.
5.- Arranque. Eliminar la emisión de facturas en papel, contemplar planes de contingencia y actualizar regulaciones fiscales.

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