Grupo CAFA y Microsoft Dynamics NAV una alianza que fortalece la Industria de la construcción en México

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Grupo CAFA es una Empresa con más de 25 años de experiencia en el sector de desarrollo de infraestructura, obra civil y servicios de maquinaria pesada. Se ha consolidado a lo largo de estos años  como una de las constructoras líderes a nivel nacional.

Grupo CAFA es una organización altamente especializada que durante sus primeros años se dedicó a la atx_Grupo_cafa_2016construcción de obra civil y de infraestructura. Parte primordial del desarrollo del Grupo, es Equipos Mejores, empresa comercializadora de equipos de construcción y agrícolas con la distribución de las marcas CASE y NEW HOLLAND a nivel regional en Aguascalientes, Zacatecas y Guanajuato. Además provee un amplio surtido en refacciones, implementos y accesorios, siendo los distribuidores de las mejores marcas en el mercado (Solideal, Soosan, Amman) y otros artículos necesarios para el sector de la construcción, industria, agricultura y ganadería. Importador master a nivel nacional de Montacargas BAOLI perteneciente al Grupo KION-LINDE de Alemania, se mantienen innovando, expandiendo su red de distribuidores. La calidad alemana con la que se fabrican los montacargas hacen que Grupo CAFA sea una excelente opción para el mercado de manejo de materiales.

atx_grupocafa_2016Siempre preocupados por ofrecer la mejor alternativa constructiva, ha ofrecido a sus clientes soluciones, diversificándose en extracción de materiales pétreos y su trituración, producción de asfalto, así como en la construcción de  Parques Industriales de Alta Tecnología; logrando siempre estar a la vanguardia.

Actualmente el sector de la construcción se ha convertido en uno de los mercados más desafiantes, tanto por su competitividad, como por su crecimiento. Como resultado de un largo período de esfuerzo y trabajo constante, Grupo CAFA ha tenido un importante crecimiento en todas sus operaciones. Como resultado de ello, aumentó de manera exponencial la complejidad de su operación y  gestión de procesos, en especial cuando iniciaron la incorporación de nuevas soluciones y  productos. Todo ello implica desafíos y retos a resolver en abastecimiento de materiales, planificación de recursos, trazabilidad, calidad y finalmente la disponibilidad de información precisa, confiable y oportuna para una toma de decisiones bien sustentada.

Situación inicial

Conscientes del reto que debían enfrentar para alcanzar sus objetivos, se hizo evidente la necesidad de poner en marcha una estrategia tecnológica a través de un sistema de gestión empresarial tipo ERP para apalancar el crecimiento deseado:

“Para controlar una empresa, incluso mediana, es muy complicado hacerlo sin sistemas o sistemas muy simples, el tema de por qué decidimos implementar un ERP fue el hecho de tener más control sobre nuestras decisiones, que nos sirvan para actuar más rápido con nuestros clientes, a dar un mejor servicio”

Carlos David Frausto Díaz, Director de planeación y desarrollo en Grupo CAFA

Es entonces cuando Grupo CAFA inicia el proceso de evaluación de una solución de gestión integral, que le permitiera modelar sus procesos de negocio basados en las mejores prácticas; elevar la eficiencia operativa, optimizar la proyección de sus costos y brindar la suficiente información a su equipo de trabajo para permitirles gestionar las nuevas condiciones de negocio de una forma productiva, eficiente y práctica.

“El proceso de evaluación fue de analizar cada una de las opciones en el mercado y examinar los alcances de cada ERP, se puntualizó las ventajas y desventajas en cuanto a funcionalidad, costo, infraestructura, crecimiento

Ing. Gilberto Arellano, Gerente de Sistemas en Grupo CAFA

Solución

No paso mucho tiempo para descubrir que la solución que mejor se ajustaba a las necesidades era Microsoft Dynamics NAV.  Se dio inicio a la implementación de la solución de la mano de ATX Business Solutions, empresa seleccionada por Grupo CAFA por su metodología de trabajo, experiencia en el sector y conocimiento del negocio.

“Una vez seleccionado Microsoft Dynamics NAV, se investigó a las diferentes empresas implementadoras que tienen el dominio de la herramienta. La elección de ATX se dio bajo recomendación directa de Microsoft como empresa que ha realizado gran número de implementaciones altamente exitosas,  se dio el acercamiento y comenzamos a implementar la herramienta”

Ing. Gilberto Arellano

En el proyecto de implementación participó un equipo de trabajo conjunto conforatx_grupocafa_1mado por consultores  especializados de ATX y el equipo de trabajo de Grupo CAFA, conformado por los líderes de área de cada departamento. Hubo gran integración del equipo quienes incluso, nombraron al proyecto: “NAVEM” (NAV-Equipos Mejores) Dicho equipo realizó el diseño del modelo de negocio de la empresa bajo un enfoque de procesos, siguiendo los pasos establecidos por la metodología de trabajo ágil de ATX, cumpliendo con los objetivos planteados.

“La información que es consultada es siempre consistente, los tiempos en realizar los procesos se ha reducido considerablemente. La obtención de información en tiempo real permite ver el comportamiento de la compañía día a día, tenemos un  control de inventarios eficientes y estados financieros, resultados integrados y confiables”

Ing Carlos Alberto Frausto, Director general de Grupo CAFA

Con esta implementación de Microsoft atx_grupocafa3Dynamics NAV, Grupo CAFA ha encontrado una solución de negocios que le ha permitido cumplir con las metas establecidas y de esta manera apalancar el cumplimiento de su visión de negocio.

Microsoft Dynamics NAV ha complementado los procesos de Grupo CAFA, con un avanzado sistema de indicadores de rendimiento e inteligencia de Negocio, ha reportado grandes ventajas administrativas y financieras.

“Una de las ventajas inminentes es la agilización de procesos administrativos. Hemos logrado reducir  los tiempos de espera de los clientes internos y externos, en los indicadores se percibe la mejora, los procesos de tesorería, facturación, servicio al cliente, refacciones y taller. La obtención de información y la generación de reportes es muy robusta.”

Alfredo Pérez Moreno, CFO de Grupo CAFA.

Beneficios

Confiabilidad de la información

Microsoft Dynamics NAV ha generado una percepción positiva en todos los niveles de la empresa, la confiabilidad de la información que está en el sistema hace que el personal y el negocio como tal marchen de una forma organizada y efectiva.

“Lo que nos llevó al cambio fue la falta de integridad de la información sobre todo en el control de inventarios, usábamos una herramienta que permitía que se modificaran los registros contables, que no guardaba evidencia y empezamos a notar gran vulnerabilidad en la información y por supuesto desconfiamos de ese sistema. Microsoft Dynamics NAV, es un software más robusto que nos permite un control total en los inventarios, la información la tenemos actualizada, con reportes confiables, y tenemos definido qué y cuándo se hicieron cambios en el sistema”

Juan Carlos López Gaytán, Contabilidad general Grupo CAFA

Disminución de las tareas administrativas

Microsoft Dynamics NAV logró disminuir las tareas operativas, al mismo tiempo que ayudó en el aumento de la productividad en la organización. Hoy los colaboradores cuentan con la información suficiente para la toma acertada de decisiones y además tienen la facilidad de concentrarse en la planeación de procesos de negocio, el resultado final es la posibilidad de ocuparse en las actividades que agregan valor a la organización.

“Los tiempos se han reducido indudablemente, la obtención de información sin realizar re-trabajos ha permitido optimizar tiempos y ocupar a los empleados en cubrir nuevas necesidades, tener la información concentrada y a disposición de las personas según sus roles ha permitido optimizar los tiempos de respuesta para entrega de resultados”

Ing Carlos Alberto Frausto, Director general de Grupo CAFA

Organización de los procesos de negocios

Gracias a la excelente flexibilidad, adaptabilidad e integración de Microsoft Dynamics NAV la empresa ha logrado crecer de una forma organizada y estar siempre a la vanguardia de la tecnología en información, esto hace que Grupo CAFA tenga plena seguridad en lograr su objetivo de crecimiento

“El tipo de licenciamiento concurrente permite tener el número de usuarios necesarios para la aplicación, por otro lado la integración natural  con otras herramientas de Microsoft es una gran ventaja. La herramienta es intuitiva de manera que hay facilidad de manejar la herramienta para los usuarios. Finalmente NAV es robusto pues contiene mucha funcionalidad  y nos ayuda a cumplir con las necesidades de cada una de las áreas de la empresa”

Ing Carlos Alberto Frausto

Implementación ágil con ATX Business Solutions

“El proceso de implementación lo describo como un proceso enriquecedor y totalmente exitoso, un proceso que nos ayudó a generar valor dentro de la compañía y ahora puedo decir que en Grupo CAFA podemos operar de manera independiente, sin requerir ayuda de ATX. Esa es una noticia extraordinaria por que “afortunadamente” quiere decir que no dependemos del consultor externo, los que es una satisfacción y un indicador del extraordinario trabajo de ambas partes”

Alfredo Pérez Moreno

En una segunda etapa, Grupo CAFA está trabajando en potenciar la herramienta de CRM de Microsoft Dynamics NAV logrando que el 100% de las actividades sean a través del sistema. Por otro lado se está trabajando para llevar el uso de Microsoft Dynamics NAV a todas las empresas del corporativo Grupo CAFA

 “Es una herramienta sencilla de adoptar, su herramienta  de desarrollo es simple, y en caso de requerir algún cambio en cualquier módulo, hay pautas claras para hacerlo y saber  dónde debes enfocarte. Esto ayuda a poder tener el control sobre el ERP bajo las mejores normas, como se debe”

 Ing Gilberto Arellano

atx_dyn_2016Acerca de Microsoft Dynamics NAV

Microsoft Dynamics NAV está diseñado para pequeñas y medianas empresas, es una solución de gestión empresarial integrada. Le permite crecer a su propio ritmo, mejorar sus puntos fuertes, sacar el máximo partido a su tiempo y recursos, tener acceso a la información en cualquier idioma, ayudándole a su vez a optimizar su negocio y aumentar la productividad.

La implementación es rápida y eficaz, resulta sencillo personalizarla, mantenerla y compatibilizarla con otros sistemas. Sus fortalezas clave se apoyan en la gestión financiera, fabricación, distribución, gestión de relaciones, de servicios, comercio electrónico y análisis.

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