Mitos y realidades sobre Office 365

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Mitos y realidades de “la nube” de Office 365

Casi todos conocemos lo que llaman “la nube” o “cloud”, y sabemos que es uno de los avances informáticos más importantes de la última década. Sabemos también que tiene grandes beneficios para nuestra empresa, organización y nuestro día a día aportando una libertad y un ahorro de costes antes inimaginables, sin embargo también sabemos que al hablar de “la nube” siempre nos enfrentamos a dudas y temores que nos detienen al momento de adoptar esta nueva tecnología. Por lo tanto nos dimos a la tarea de desmentir algunos de los mitos más grandes generados alrededor de “la nube”.

MITO 1: “Office 365, al ser basado en ‘la nube’, solo se puede usar si tienes internet.”

Microsoft Office 365 es en efecto el Office que ya conoce, con Microsoft Word, Excel, Power Point, Outlook y OneNote pero ampliado y fortalecido. Podrá seguir usando toda la suite de Office que ha usado siempre y que podrá seguir usando de manera tradicional instalandolas en todos sus dispositivos trabajando en ellas con o sin internet. Además podrá gozar de las características únicas que le ofrece “la nube” de Microsoft:

  • Acceder y usar todas las aplicaciones, y otras más a través de internet sin necesidad de instalar absolutamente nada.
  • Acceder a todos sus documentos sincronizados donde sea, cuando sea y desde cualquier dispositivo (aunque el dispositvo no sea suyo y no tenga instalada la suite de Office).

Eso sin contar que de manera tradicional usted adquiere Office y solamente lo instala en un solo dispositivo (PC o portátil), con Office 365 usted podrá instalar la suite completa de Office en 5 PC o portátiles, 5 SmartPhones y 5 Tabletas para un grandioso total de 15 dispositivos además de contar siempre con la última versión sin costo extra.

MITO 2: “La nube nos obligará a aprender todo de nuevo”

Para desmentir este mito bastará con decir que Microsoft Office es la suite ofimática más usada a nivel mundial, con un entorno totalmente familiar e intuitivo.

  • Correo electrónico en línea.
  • Calendario
  • OneDrive para la Empresa
  • Skype Empresarial
  • Yammer

¿Le suenan familiares alguno de éstos nombres? Pero claro, todas las herramientas con las que cuenta Office 365 las hemos estado utilizando desde hace mucho tiempo, todas las personas que cuentan con una cuenta de correo de Hotmail.com por ejemplo recordarán que con esa cuenta también usaban un servicio llamado “Messenger” que les permitía tener chats, llamadas y video llamadas, ¿“aprender todo de nuevo”? para nada, hemos venido usando estos servicios de alguna forma desde hace varios años.

MITO 3: “Perderemos el control de nuestra tecnología”

A diferencia de algunos servicios que otras compañías ofrecen como gratuitos, con Office 365 su empresa es la única propietaria de su propio trabajo, información, datos y demás. Sus archivos son suyos, aunque estén realizados o almacenados en la nube de Microsoft. Nadie más que usted o los miembros de su organización podrán acceder a su información. De hecho, la ampliación a la nube supone para usted un mayor control de la empresa, ya que puede acceder a sus proyectos y trabajar en ellos desde cualquier lugar y en cualquier momento, no solo cuando está en la oficina. En cierta forma mantener su información en la nube resulta más seguro en casos de desastres.

MITO 4: “Es menos seguro guardar la información en la nube”

Microsoft se toma muy en serio el tema de la seguridad de su información; todo el tiempo se contrata a especialistas de seguridad a nivel mundial con un simple objetivo: ofrecer un nivel de seguridad que la mayoría de las empresas no podrían garantizar por sí mismas. Todas las medidas que se toman en cuestiones de seguridad, procesos que exigen una alta implicación de recursos, limitación de tráfico, así como la prevención, detección y mitigación de las violaciones de seguridad permite a Microsoft estar continuamente actualizado con los últimos reglamentos y normas como el estándar ISO 27001, ISO 27018, las cláusulas modelo de la Unión Europea (UE) además de contar con autorización expresa de la Agencia Española de Protección de Datos: autorización número TI/00032/2014, así como con la certificación con nivel alto en el Esquema Nacional de Seguridad, entre otros.

MITO 5: “Y si se ‘cae la red’ de Office 365”

Microsoft Office 365 garantiza un tiempo de actividad del 99.9% respaldado financieramente; eso significa que la estabilidad de su actividad con las herramientas y la posibilidad de acceso a sus documentos es mayor en la nube que en su equipo físico. El almacenamiento en la nube, tanto para los archivos como para las aplicaciones, está replicado en varios grandes servidores ubicados en lugares del mundo separados estratégicamente, para garantizar la continuidad del servicio y la protección de los documentos.

MITO 6: “Tengo que moverlo todo a la nube, es ‘o todo o nada’”

Esto es totalmente falso, la realidad es que no es necesario hacer una transición completa a “la nube”, usted puede hacer una integración híbrida que le permitirá aprovechar “la nube” en el grado que su empresa lo necesite. De hecho, la mayoría de las migraciones comienzan por un enfoque híbrido, por ejemplo, moviendo a la nube una sola aplicación como el correo electrónico, para ir migrando progresivamente después otras herramientas y utilidades cada vez más relevantes.

MITO 7: “Es demasiado complicado para una empresa como la mía”

Sería demasiado arriesgado sugerir que un remplazo completo de sus herramientas a “la nube” se encuentra a unos cuantos clics de distancia. Sobre todo, cuando comenzamos a evaluar la cantidad de información, datos, archivos, usuarios, etc. que administra actualmente, sin embargo, le podemos asegurar que no es complicado para ninguna empresa; el esquema de servicios de Office 365 en “la nube” contempla el proceso de migración de datos. Microsoft junto con ATX Business Solutions, le podemos garantizar que en muy poco tiempo usted puede estar perfectamente preparado para gestionar con fluidez y confianza esta nueva forma de trabajo independientemente del tamaño que sea su empresa, Office 365 tiene un plan perfecto para cada uno de nuestros clientes.

MITO 8: “Es más fácil que alguien vea mis datos si están en la nube”

Cuando se trata de proteger los datos, en Microsoft actuamos con varios principios clave:

  • Usted tiene todo el control de sus datos en todo momento, y es informado de todo lo que ocurra con ellos.
  • No extraemos datos para fines publicitarios ni para otro fin que no sea proporcionarle el servicio por el que paga.
  • Si decide no continuar el servicio, puede recuperar sus datos sin problema alguno.
  • Los controles de privacidad le permiten marcar qué personas pueden tener acceso y a qué puede acceder cada una, sin que esos permisos puedan ampliarse de ninguna otra forma.
  • Las auditorías y controles exhaustivos con los que se supervisa el servicio, así como el diseño de la propia plataforma del servicio, impiden que los administradores obtengan acceso no autorizado a sus datos y que esos datos puedan mezclarse con los de otras organizaciones y clientes.

MITO 9: “¿No son lo mismo Skype, que es gratis, y Skype Empresarial?”

Skype Empresarial en comparación de Skype público, le permitirá:

  • Agregar hasta 250 asistentes a las reuniones en línea
  • Compartir el escritorio durante una reunión en línea
  • Tener múltiples presentadores
  • Controlar los permisos de audio, video y asistencia de la audiencia
  • Invitar a clientes y socios externos a la empresa a unirse a una reunión, aunque no tengan una cuenta de Skype o Skype Empresarial
  • Integrar vídeo HD en la llamada o en la conferencia
  • Ver al instante si alguien está ocupado o disponible
  • Proporciona seguridad a nivel empresarial
  • Incluye hacer y recibir llamadas
  • Permite administrar las cuentas de los empleados y está integrado con las aplicaciones de Office.

Son grandes diferencias que convierten a Skype, integrado con Office 365, en una potente herramienta de productividad.

MITO 10: “Las actualizaciones continuas de Office 365 causarán errores en aplicaciones vitales de la empresa”

Microsoft Office un referente de calidad en todo el mundo, y las herramientas de Office 365 garantizan el mismo estándar de estabilidad. Las actualizaciones de mejora periódicas del Office en la nube, que van incluidas en el precio de las licencias, tienen como objetivo no influir en áreas que puedan afectar a otras aplicaciones de software.

MITO 11: “El cambio a la nube provocará rechazo en mis empleados”

La resistencia al cambio es un escenario que toda empresa necesita gestionar. Acompañar a toda su empresa en el cambio a la nube con Office 365, y continuar a su lado después en todo lo que necesiten, es parte de nuestro compromiso de ayudarle a mejorar en su empresa, respondiendo con hechos ante los mitos y temores.

 

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